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    Reuniones que matan

    • Sólo se necesitan involucrar personas en cuatro roles para tomar decisiones.

    Ejecutivos mexicanos pasan el 40% del tiempo en la toma de decisiones que ocurre generalmente en las reuniones. Y el 60% dice que el tiempo dedicado a esto no es muy efectivo. Es una estadística dramática cuando se piensa en el tiempo malgastado, asegura Joana Salinas, experta en clima laboral y psicopedagogía.

    “Cuando más se escala en el organigrama corporativo, más tiempo se destina a la toma de decisiones que se realizan sobre todo en reuniones. Así que a medida que se ingresa en los rangos superiores, más de la mitad del tiempo se emplea en reuniones donde se trata infructuosamente de tomar decisiones”, dice la experta.

    Según Salinas, existen cuatro maneras en las que se malgasta el tiempo en las reuniones: Una es que no se toma una decisión. La otra es que se toma una mala decisión. Una tercera es que se toma una decisión lenta. Y una cuarta es que se toma una decisión de bajo compromiso.

    Asi que una de las cosas que se puede hacer es decidir si realmente se necesita una reunión para tomar la decisión. A menudo puede ser delegada a un rol individual o a una persona en particular. Pero delegar no significa que la persona no pueda consultar a otros. Simplemente significa que no necesita que un grupo de personas se reúna para tomar la decisión.

    Ahora, si se comienza con una reunión sobre un tema y quién debe estar involucrado, se obtiene una discusión general de personas que se presentan cosas entre sí. No se logrará tomar una decisión, sólo es para que nos presentemos cosas unos a otros, menciona Salinas.

    La pregunta esencial según la experta es: ¿Se puede delegar esto en un individuo? Y si es así, ¿el individuo quiere presentar algo al equipo? “Si realmente se necesitas un grupo de personas para tomar una decisión, comience con determinar ¿quiénes son los tomadores de decisiones? Y después preguntar a ellos a quiénes desees que estén en la habitación cuándo se tome una decisión. A partir de entonces establecemos la reunión de esa manera.

    Hay empresas que en un esfuerzo por ser colaborativas involucran demasiado a las personas para que nadie se sienta ofendido. Y a veces esto entorpece una buena colaboración. Más aún: en promedio, el 40% de las personas involucradas en las decisiones no aportaron ningún valor. Y eso no fue porque no sean personas inteligentes y capaces. Es solo que cuando se tomó una decisión de determinada área, había quien no necesitaba involucrarse, refiere la también Cocreadora de Empareja2, podcast de soluciones familiares.

    Salinas menciona que cuando se reduce el número de personas que toman decisiones en una reunión, la satisfacción de los empleados en la organización aumenta porque la gente gasta tiempo en las cosas que importaban.

    La experta, finalmente, asegura que las personas idóneas en una reunión donde se tomarán decisiones “deben cumplir uno de los siguientes cuatro roles”: quienes toman las decisiones o que realmente tienen un voto.

    El segundo papel son los asesores o personas que tienen una voz crítica y que se ven profundamente afectadas por la decisión, pero no tienen voto.

    La tercera misión corresponde a los expertos, con experiencia crítica o conocimiento o información que ayudará a tomar una mejor decisión.

    El cuarto rol, finalmente, corresponde a los socios de ejecución. Son quienes van a implementar la decisión.